Päivitetty 25.2.2019
Nämä ehdot koskevat Ropecon 2019 -tapahtuman (myöhemmin tapahtuma) myyntiosastoja ja esittelypöytiä (myöhemmin osasto). Tapahtuma sijoittuu Helsingin Messukeskukseen (myöhemmin tapahtumapaikka) ja sen vastaava järjestäjä on Ropecon ry (myöhemmin tapahtumajärjestäjä).
Näytteilleasettaja
Osaston voi varata oikeushenkilön tai luonnollisen henkilön nimissä. Osaston varannut taho (myöhemmin näytteilleasettaja) vastaa osastosta ja näiden ehtojen noudattamisesta.
Näytteilleasettajan tulee ilmoittaa varauksen yhteydessä virallinen nimi, laskutustiedot ja yhteystiedot. Lisäksi voidaan ilmoittaa osaston nimi, mikäli se poikkeaa virallisesta nimestä. Näytteilleasettajan tulee ilmoittaa muutoksista näihin tietoihin viipymättä tapahtumajärjestäjälle.
Näytteilleasettaja voi tapahtumajärjestäjän luvalla luovuttaa osaston tai sen osan hallinnan toiselle oikeushenkilölle tai luonnolliselle henkilölle. Hallinnan siirtämisestä on sovittava tapahtumajärjestäjän kanssa viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa.
Jos näytteilleasettajana toimivan oikeushenkilön omistuksessa tai hallinnassa tapahtuu olennaisia muutoksia, on tästä ilmoitettava viipymättä tapahtumajärjestäjälle. Tapahtumajärjestäjällä on oikeus evätä osaston käyttöoikeus muutosten seurauksena. Jos tapahtumajärjestäjä evää käyttöoikeuden tällaisten muutosten takia, palautetaan mahdollisesti jo maksettu vuokra takaisin näytteilleasettajalle.
Osastot ja niiden varustelu
Osastolle varattu tila on suorakulmio, ellei toisin ole sovittu. Tapahtumajärjestäjä määrittää osaston leveyden (pitkän sivun pituus) ja syvyyden (lyhyen sivun pituus) puolen metrin tarkkuudella. Tapahtumajärjestäjä varaa oikeuden muuttaa osaston mittoja vähäisessä määrin näytteilleasettajan kanssa sovitusta.
Jos osasto sijaitsee rivipaikalla, avautuu yksi sen pitkistä sivuista kohti yleisöä. Kulmapaikalla olevalla osastolla avautuu yksi pitkä ja yksi lyhyt sivu kohti yleisöä. Osaston muut sivut voivat olla viereisen osaston kanssa jaettuja, seinää vasten tai avautua kohti yleisöä tai käyttämätöntä tilaa. Tapahtumajärjestäjä ja näytteilleasettaja voivat sopia myös osaston muunlaisesta sijoittelusta.
Osaston vuokraan ei sisälly kalusteita, mattoja, väliseiniä tai muuta irtaimistoa, ellei tapahtumajärjestäjän kanssa ole toisin sovittu. Näytteilleasettaja voi käyttää omia kalusteitaan tai vuokrata niitä tapahtumajärjestäjältä.
Tapahtumajärjestäjä määrittää osaston sähkönkulutukselle ylärajan, jota näytteilleasettaja ei saa ylittää edes hetkellisesti.
Toiminta osastolla
Kaiken osastolla tapahtuvan toiminnan tulee olla osastolle varatun tilan sisäpuolella. Jos osaston ja seinän tai muun kiinteän rakenteen väliin jää vähäisessä määrin käyttämätöntä tilaa, voi näytteilleasettaja käyttää sitä tapahtumajärjestäjän luvalla irtaimiston säilyttämiseen.
Näytteilleasettaja voi järjestää osastolla tapahtuman luonteeseen sopivaa ohjelmaa. Ohjelman järjestämisestä on sovittava tapahtumajärjestäjän kanssa viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Järjestettävä ohjelma ei saa aiheuttaa häiriötä tapahtumalle, yleisölle tai muille näytteilleasettajille. Äänentoiston käyttö ohjelmassa on kielletty.
Osastolla harjoitettava toiminta ei saa aiheuttaa vaaraa tai häiriötä tapahtumalle, yleisölle tai muille näytteilleasettajille. Poliittinen ja uskonnollinen toiminta tapahtumassa on kielletty.
Esittelypöydät
Esittelypöydät on tarkoitettu tapahtuman aihepiiriä sivuavien yhdistysten ja tapahtumien esittelyyn. Kukin yhdistys tai tapahtuma voi varata vain yhden esittelypöydän. Tapahtumajärjestäjä voi myöntää saman tahon järjestämille kohdeyleisöltään selvästi poikkeaville tapahtumille erilliset esittelypöydät.
Kaupallinen toiminta esittelypöydällä on kielletty. Näytteilleasettaja voi kuitenkin myydä esiteltävän yhdistyksen tai tapahtuman kannatustuotteita, jäsenyyksiä ja pääsylippuja. Tapahtumajärjestäjä varaa oikeuden tarkentaa, millaisten tuotteiden myynti on sallittua.
Myyntituotteet ja mainokset
Osastolla esiteltävät ja myynnissä olevat tuotteet eivät saa olla tapahtuman hengen vastaisia. Näytteilleasettaja ei saa valmistaa, myydä tai tarjoilla ruokaa tai juomaa yleisölle.
Näytteilleasettaja ei saa sijoittaa mainoksia osaston ulkopuolelle ilman tapahtumajärjestäjän lupaa. Mainokset eivät saa olla tapahtuman hengen vastaisia. Mainoksia ei saa kiinnittää seiniin, oviin tai muihin tapahtumapaikan rakenteisiin ilman tapahtumajärjestäjän lupaa.
Tapahtuman aikataulu
Torstai 25. heinäkuuta 2019
12–18 Rakennusaika
Perjantai 26. heinäkuuta 2019
8–15 Rakennusaika
15 Tapahtuma avautuu yleisölle
15–21 Myyntialue on auki yleisölle
21–22 Huoltoaika
Lauantai 27. heinäkuuta 2019
9–10 Huoltoaika
10–19 Myyntialue on auki yleisölle
19–20 Huoltoaika
Sunnuntai 28. heinäkuuta 2019
9–10 Huoltoaika
10–17 Myyntialue on auki yleisölle
17–21 Purkuaika
18 Tapahtuma päättyy
Myyntiosastot sijaitsevat tapahtumassa myyntialueella, joka on lukittu ja yleisöltä suljettu aukioloaikojensa ulkopuolella. Esittelypöydät sijaitsevat myyntialueen ulkopuolella. Näytteilleasettaja voi sopia tapahtumajärjestäjän kanssa myös myyntiosaston sijoittamisesta myyntialueen ulkopuolelle.
Näytteilleasettaja, jonka osasto sijaitsee myyntialueen ulkopuolella, voi valita osaston aukioloajat vapaasti tapahtuman aukioloaikojen puitteissa. Osaston irtaimiston vartiointi ja säilytys sen aukioloaikojen ulkopuolella on tällöin näytteilleasettajan vastuulla.
Myyntialueen huolto-ovi on auki rakennus-, huolto- ja purkuaikoina. Myyntialueen aukioloaikoina tapahtuvat tavarakuljetukset ja huoltotoimet on suoritettava aiheuttamatta häiriötä tapahtumalle, yleisölle tai muille näytteilleasettajille. Autolla sisään halliin ajaminen rakennus-, huolto- ja purkuaikoina on sallittua vain tapahtumajärjestäjän luvalla.
Sisäänpääsy
Osaston vuokraan sisältyy kohtuullinen määrä myyjäpasseja. Myyjäpassit ovat osastokohtaisia ja niitä saa käyttää vain osaston henkilöstö.
Myyjäpassi
- toimii kulkulupana myyntialueella rakennus-, huolto- ja purkuaikoina;
- oikeuttaa sisäänpääsyyn tapahtuma-alueelle;
- antaa oikeuden käyttää tapahtuman yleisöpalveluita, kuten narikkaa ja majoitustilaa; sekä
- oikeuttaa pääsyyn tapahtuman järjestäjien taukotilaan.
Peleihin ja tapahtuman muuhun ohjelmaan osallistuminen edellyttää pääsylippua. Pääsylippuja voi tilata ennakkoon osaston varauksen yhteydessä tai ostaa tapahtumapaikalta.
Varaukset ja laskutus
Osaston varaaminen tapahtuu verkkolomakkeella. Varaus katsotaan tapahtuneeksi, kun tapahtumajärjestäjä vahvistaa sen.
Näytteilleasettaja voi tehdä muutoksia varaukseen tai perua sen veloituksetta 14. kesäkuuta 2019 asti. Tapahtumajärjestäjä voi periä 14. kesäkuuta 2019 jälkeen mutta viimeistään 30. kesäkuuta 2019 tehdystä muutoksesta tai peruutuksesta tapahtumalle aiheutuneita kuluja vastaavan summan. Varauksista, joita ei ole peruttu 30. kesäkuuta 2019 mennessä, peritään täysi hinta.
Tapahtumajärjestäjä lähettää laskun osastosta noin kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Laskun tulee olla maksettu ennen tapahtumaa, ellei tapahtumajärjestäjän kanssa ole toisin sovittu.
Yhteydenpito
Yhteydenpito tapahtumajärjestäjän ja näytteilleasettajan välillä tapahtuu sähköpostitse, ellei toisin ole sovittu. Tapahtumajärjestäjän edustaja on tavoitettavissa puhelimitse tapahtuman ja sitä edeltävien päivien aikana erikseen ilmoitettuina kellonaikoina.
Luvat
Näytteilleasettajalla tulee olla toimintansa harjoittamiseen tarvittavat viranomais- ja muut luvat. Tämä koskee erityisesti oikeudenhaltijan myöntämiä lisenssejä tekijänoikeuksien alaisen materiaalin esittämiseen ja myyntiin. Näytteilleasettajan on pyydettäessä annettava tapahtumajärjestäjälle selvitys lupien olemassaolosta.
Tapahtuman ja tapahtumajärjestäjän graafisen materiaalin käyttö ilman erillistä lupaa on kielletty.
Turvallisuus
Näytteilleasettajan on huolehdittava osaston rakennelmien ja sisustusmateriaalien paloturvallisuudesta. Osaston kattaminen sekä yli 300 cm korkeat rakennelmat ovat kiellettyjä ilman erillistä lupaa tapahtumajärjestäjältä.
Osastolta on oltava riittävät poistumistiet hätäpoistumisteinä toimiville käytäville. Enintään 20 m2 osastoilla tarvitaan yksi vähintään 90 cm leveä poistumistie, yli 20 m2 mutta enintään 50 m2 osastoilla taas kaksi erillistä vähintään 90 cm leveää poistumistietä.
Osastolla käytettävien sähkölaitteiden ja -johtojen on oltava ehjiä ja viranomaisten hyväksymiä. Sähköjohdot on sijoitettava ja suojattava niin, ettei niistä aiheudu vaaraa tai häiriötä.
Avotulen tekeminen, kynttilöiden polttaminen sekä vaarallisten aineiden, kuten palavien nesteiden ja kaasujen, säilyttäminen osastolla on kielletty ilman erillistä lupaa tapahtumajärjestäjältä.
Tapahtumapaikan yleiset rakentamis- ja turvallisuusohjeet ovat voimassa soveltuvin osin.
Näytteilleasettajan vastuu
Näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan Suomen lakien ja näiden ehtojen lisäksi tapahtumajärjestäjän, tapahtumapaikan ja viranomaisten antamia ohjeita ja määräyksiä. Näytteilleasettaja on vastuussa tapahtumajärjestäjälle, tapahtumapaikalle tai kolmannelle osapuolelle aiheuttamastaan vahingosta tai haitasta.
Näytteilleasettajan tulee pyydettäessä toimittaa tapahtumajärjestäjälle toimintaansa koskevia selvityksiä tai viranomaistodistuksia, kuten kaupparekisteriote tai yhdistysrekisteriote.
Ehtojen vastainen toiminta
Näytteilleasettajan, jonka toiminta rikkoo näitä ehtoja tai muita voimassa olevia määräyksiä, on korjattava toimintansa viipymättä ehtojen ja määräysten mukaiseksi. Jos näytteilleasettaja ei tapahtumajärjestäjän pyynnöstä huolimatta korjaa toimintaansa, voi tapahtumajärjestäjä poistaa näytteilleasettajan tapahtumasta.
Muutokset
Tapahtumajärjestäjä varaa oikeuden muuttaa näitä ehtoja sekä tapahtuman ja myyntialueen aukioloaikoja. Jos osastoa ei tapahtumajärjestäjästä riippumattomasta syystä (esim. lakko tai viranomaismääräykset) voida luovuttaa näytteilleasettajan käyttöön, ei tapahtumajärjestäjä vastaa tästä näytteilleasettajalle aiheutuvasta vahingosta. Tapahtumajärjestäjän vastuu muutoksista rajoittuu osastosta maksetun vuokran palauttamiseen.
Lisätiedot
myyntialue@ropecon.fi